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Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf

Alle freigegebenen Rechnungs-, Bank-, Zahlungs- und Dokumentquellen täglich kontrollieren, neue Belege sicher importieren, Zuordnungen vorbereiten und dem Anwender eine priorisierte Tagesmappe bis hin zur Zahlungsentscheidung in TAXDOO bereitstellen.

Ergebnis: Der Anwender beginnt den Tag mit einer vollständigen, priorisierten Arbeitsmappe und muss nur noch fachliche Ausnahmen sowie Zahlungen prüfen und freigeben.

Geeignete externe Quellen

• E-Mail und Cloud-Ordner
• Shopify, JTL, plentyONE und weitere ERP- oder Shopsysteme
• Banken und Zahlungssysteme
• Eigener sicherer Agentenstatus

Voraussetzungen

• Einrichtungsstatus Bereit.
• Alle externen Quellen, Mandantenbereiche und Automatisierungsregeln wurden durch einen berechtigten Anwender freigegeben.
• Der Agent führt seinen Zustand, externe IDs, Dateiprüfsummen und Importergebnisse sicher und mandantengetrennt.

Ablauf

1. Agent: Einrichtung, aktuelle Belegkreise und verbindliche Importregeln prüfen. /ki-agent/belegkreise
2. Agent: Neue Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsinformationen aus allen freigegebenen Quellen seit dem letzten sicheren Kontrollpunkt lesen.
3. Agent: Dubletten, fehlende Pflichtangaben und fachliche Widersprüche vor jedem Import erkennen.
4. Agent: Vollständige Belege nach den eingerichteten Regeln mit stabilem Idempotenzschlüssel importieren. /ki-agent/import
5. Agent: Eigene Document-AI-Workflows bis zum Endstatus verfolgen. /ki-agent/workflows/status
6. Agent: Offene Bankdaten für Belegsuche und Zuordnungsvorschläge abrufen. /ki-agent/bankdaten/offen
7. Agent: Offene Eingangsrechnungen für Zahlungs- und Aufgabenübersicht abrufen. /ki-agent/eingangsrechnungen/offen
8. Agent: Offene Ausgangsrechnungen für Zahlungs- und Schnittstellenkontrolle abrufen. /ki-agent/ausgangsrechnungen/offen
9. Agent: Offene Zahlungssystemdaten für Marktplatz- und Bestellzuordnungen abrufen. /ki-agent/zahlungssysteme/offen
10. Agent: Eine Tagesmappe mit Bereit zur Zahlung, heute fällig, Skontofrist, fehlender Beleg, unklare Zuordnung und Importfehler erstellen.
11. Anwender: Zahlungen und fachliche Ausnahmen in TAXDOO prüfen und selbst freigeben.

Benötigte Fähigkeiten des externen Agenten

• Lesender Zugriff auf die vom Anwender freigegebenen Quellen: E-Mail und Cloud-Ordner, Shopify, JTL, plentyONE und weitere ERP- oder Shopsysteme, Banken und Zahlungssysteme, Eigener sicherer Agentenstatus.
• Sicherer Zugriff auf die KiAgent-API mit mandantengetrennter Konfiguration.
• Validierung der aktuellen Belegkreis- und Importregeln vor einer Verarbeitung.
• Eigener, sicherer Verarbeitungsstatus für Idempotenz, Wiederholungen und Ausnahmen.

Verwendete TAXDOO-Endpunkte

• /ki-agent/belegkreise
• /ki-agent/import
• /ki-agent/workflows/status
• /ki-agent/bankdaten/offen
• /ki-agent/eingangsrechnungen/offen
• /ki-agent/ausgangsrechnungen/offen
• /ki-agent/zahlungssysteme/offen

Bestätigungspunkte

• Zahlungen und fachliche Ausnahmen in TAXDOO prüfen und selbst freigeben.

Kopierbare Prompts

Beratung: Lösungsentwurf für „Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf“

Eine verständliche Architektur, notwendige Zugriffe und sichere Entscheidungsgrenzen entwerfen, ohne Aktionen auszuführen.

Ich möchte mit einem eigenen KI-Agenten folgenden TAXDOO-Anwendungsfall umsetzen:
„Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf“

Ziel: Alle freigegebenen Rechnungs-, Bank-, Zahlungs- und Dokumentquellen täglich kontrollieren, neue Belege sicher importieren, Zuordnungen vorbereiten und dem Anwender eine priorisierte Tagesmappe bis hin zur Zahlungsentscheidung in TAXDOO bereitstellen.

Lies zuerst die vollständige Anleitung unter https://api.acc-digital.de/importer/alpha/ki-agent/anleitung/markdown und danach den strukturierten Bauplan unter /ki-agent/anleitung/anwendungsfaelle/TAEGLICHE_RECHNUNGSSEKRETAERIN. Erstelle anschließend einen konkreten Lösungsvorschlag mit Architektur, benötigten Berechtigungen, verwendeten TAXDOO-Endpunkten, Datenfluss, Bestätigungspunkten, Idempotenz, Fehlerbehandlung und Tests. Unterscheide klar zwischen Fähigkeiten meines Agenten und Funktionen der TAXDOO-Schnittstelle. Stelle fehlende fachliche Angaben als Fragen zusammen. Führe noch keine Aktionen und keine schreibenden API-Aufrufe aus.

Einrichtung: Einrichtungsassistent für „Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf“

Aus dem freigegebenen Zielsystem und den fachlichen Regeln eine prüfbare Agentenkonfiguration ableiten.

Hilf mir, einen eigenen KI-Agenten für „Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf“ einzurichten.

Öffne zuerst https://api.acc-digital.de/importer/alpha/ki-agent/anleitung/markdown und den Bauplan /ki-agent/anleitung/anwendungsfaelle/TAEGLICHE_RECHNUNGSSEKRETAERIN. Frage nacheinander nur die noch fehlenden Angaben aus Voraussetzungen und Konfigurationsfragen ab. Erstelle danach eine prüfbare Konfiguration für Quellen, Berechtigungen, Feldzuordnung, TAXDOO-Endpunkte, Bestätigungsgrenzen, sicheren Geheimniszugriff, mandantengetrennten Verarbeitungsstatus, Idempotenz, Wiederholungen und Ausnahmen. Verwende ausschließlich gelieferte IDs und aktuelle ImportRegeln. Gib zum Abschluss Akzeptanztests und eine Checkliste aus. Führe während der Einrichtung keine datenverändernde Aktion aus.

Betrieb: Betriebsanweisung für „Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf“

Dem Agenten einen sicheren, nachvollziehbaren Ablauf für den laufenden Betrieb vorgeben.

Betreibe den eingerichteten TAXDOO-Agenten für „Digitale Buchhaltungssekretärin für den täglichen Rechnungsablauf“ nach dem Bauplan /ki-agent/anleitung/anwendungsfaelle/TAEGLICHE_RECHNUNGSSEKRETAERIN und der vollständigen Anleitung https://api.acc-digital.de/importer/alpha/ki-agent/anleitung/markdown.

Prüfe vor jedem Lauf Einrichtung, Berechtigungen und aktuelle ImportRegeln. Verarbeite nur freigegebene Quellen und bestätigte Daten. Befolge die dokumentierten Schritte in ihrer Reihenfolge, protokolliere Status und Idempotenzschlüssel ohne Geheimnisse und führe schreibende Aufrufe nur innerhalb der eingerichteten Regeln aus. Hole jede im Bauplan verlangte Anwenderbestätigung ein. Bei fehlenden, mehrdeutigen oder abgelehnten Daten stoppe den betroffenen Vorgang, erkläre die Ausnahme verständlich und ändere keine Grenzwerte oder fachlichen Entscheidungen selbstständig.

Vollständige technische Anleitung öffnen